8 raisons d'envisager la permanence téléphonique

Un service de permanence téléphonique peut fournir des avantages considérables pour votre entreprise.

Dans un monde régi par le virtuel et la digitalisation, les échanges de vive voix semblent se raréfier au profit des chatbots et de l’intelligence artificielle. Malgré tout, les interactions humaines sont le moteur de tout service client et le téléphone reste le canal préféré des Français lorsqu’il s’agit de contacter une entreprise (Etude BVA). 

Vous êtes en pleine croissance ? Une permanence téléphonique externalisée est un bon moyen de booster votre service client et d’apporter une image crédible auprès de ces derniers. Il peut s’avérer difficile de déterminer le bon moment pour inclure ce type de service dans votre activité. Dans cet article, nous aimerions partager avec vous quelques pistes de réflexions ainsi que les facteurs clés indiquants que votre société pourrait bénéficier d’une permanence externe.  

Vous perdez des appels 

Malgré l’essor du relationnel en ligne, les consommateurs privilégient le téléphone pour entrer en contact avec une entreprise. Les appels commerciaux entrants sont d’une importance majeure pour votre chiffre d'affaires. Malheureusement, encore beaucoup trop d’appels restent sans réponse. Un appel manqué, c’est une opportunité commerciale ratée, une perte de profit et une impression négative de votre société. Élargir votre équipe avec une permanence téléphonique externalisée vous permet de maximiser votre capacité à vous connecter avec vos clients. Tout en améliorant le relationnel de votre entreprise, ce type de service vous permet de mettre en place un accueil réactif, flexible et agréable en toutes circonstances. 

Vous êtes en plein essor

Votre équipe doit croître au rythme de votre activité. Bien souvent, manquer de personnel nuit grandement à la qualité d’un service. Si vous avez déjà été confronté à cette problématique, vous savez que le fonctionnement en sous effectif est un pari risqué capable d'entacher la réputation de votre business. Les clients sont unanimes : ils seront toujours plus à l’aise de faire affaire avec une société qui offre un service de qualité. 

Une croissance exponentielle, c’est l’aspiration de beaucoup d’entreprises. Néanmoins, si votre nombre de clients dépasse le nombre de salariés disponible pour les assister, il serait grand temps pour vous d’envisager une permanence téléphonique externalisée. Ce type de service possède l’avantage d’être personnalisable et de s’adapter en fonction de vos besoins actuels ou futurs. De plus, externaliser vous permet de mieux répartir les charges de travail et d’étendre les heures d’activité de votre service client.   

Vous vendez à distance

Dans le monde d'aujourd'hui, commander un produit à distance est une pratique qui s'est largement démocratisée. Les services de prise de commande en ligne facilitent grandement la vie des consommateurs. Néanmoins, l'interaction humaine est au coeur du processus d'achat et la prise de commande par téléphone est encore largement favorisée pour la vente au détail. 

Externaliser votre prise de commande par téléphone, c'est fournir un canal de choix à vos clients. Parler à un opérateur de vive voix permet de lever des doutes, d'obtenir des informations clés ou de confirmer certaines caractéristiques d'un produit ou d'un service. Un opérateur peut également donner des informations concernant la disponibilité des produits, les prix, les dates de livraison, les modalités de paiement, les services après-vente proposés, les garanties etc... L'externalisation favorise une expérience d'achat fluide et agréable tout en renforçant votre image et votre crédibilité. 

Vous voulez renforcer votre image

Le monde du commerce, du B2B et de la relation client sont des environnements exigeants et compétitifs. Beaucoup de PME s’affrontent afin d’offrir la meilleure expérience de service possible. Côté client, il existe un facteur capital qui va grandement influencer l’achat d’un produit ou d’un service. Ce facteur, c’est la première impression. 

Selon la sagesse populaire, il faudrait environ trois minutes pour qu’une personne se fasse une opinion de vous. Des recherches plus récentes ont montré qu’une première impression peut s’établir au bout de 27 secondes !

Maîtriser l’image que renvoie votre société, c’est s’assurer de sortir du lot et de marquer la différence avec votre concurrence. Les clients sont prêts à payer plus cher pourvu qu’une entreprise affiche une image professionnelle avec des produits ou des services de qualité. Une toute petite entreprise peut renvoyer l’image d’une plus grande entité grâce à un service de permanence téléphonique. Externaliser, c’est permettre à votre entreprise d’augmenter ses profits et de rivaliser avec de plus grosses structures.

Vous manquez de temps

En entreprise, le temps est précieux. Si vous passez la majeure partie de votre journée à répondre aux appels téléphoniques de vos clients, c'est le signe que votre entreprise pourrait bénéficier d’une externalisation. Une meilleure gestion de vos appels entrants, c'est optimiser votre agenda afin que vous puissiez vous focaliser sur les tâches importantes sans compromettre la continuité du travail et de votre service client. Un service de permanence téléphonique permet d’automatiser les réponses aux questions de vos client. Ce service est particulièrement adapté pour les petites ou moyennes entreprises. 

Votre messagerie est submergée

Une boîte vocale encombrée, c’est l’indicateur principal que votre business à besoin d’une permanence téléphonique externalisée. Pour vos clients et vos prospects, établir une relation commerciale de confiance commence essentiellement par la communication. Une boîte vocale sans supervision est un message clair que vous leur envoyez : vous êtes trop occupé pour entrer en contact avec eux et cela en dit long sur votre capacité à fournir un service. Une entreprise constamment sur répondeur génère de la frustration vis à vis de ses clients.

Vous avez besoin d’une solution urgente

Souvent mésestimé, le risque de sinistre pour votre activité est réel (crise financière, sanitaire, catastrophe naturelle…). Ces dernières années ont été marquées par une succession de confinements mondiaux liés à la pandémie de Covid 19 et la fréquence des catastrophes naturelles (inondations, tempêtes..) semble s’accentuer dans le temps. Dans ce contexte, prévoir une permanence téléphonique temporaire dans votre plan de reprise d’activité peut s’avérer utile. Très facile à mettre en place, ce type de solution vous permet de retomber sur vos pattes rapidement et de garder le contact avec vos clients malgré les situations difficiles. 

Vous avez plusieurs départements

Pour une entreprise qui possède plusieurs départements, externaliser sa permanence téléphonique peut représenter une solution efficace et économique. En plus de réceptionner vos appels avec professionnalisme et réactivité, vous économisez le coût élevé que représente l’embauche et la formation d’un salarié en interne. Tous les opérateurs sont formés pour acheminer les appels vers les services appropriés, prendre/livrer les messages et gérer les calendriers selon vos besoins. Externaliser, c’est également garantir la continuité de votre secrétariat téléphonique en toutes circonstances (débordement d’appels, congés, absence ponctuelle…). 

Que votre société soit en pleine croissance, qu’elle ait besoin de plus de temps ou qu’elle ne puisse plus se permettre de manquer un autre appel, il serait intéressant d’envisager l’externalisation de votre permanence téléphonique. Un partenaire fiable peut vous aider à vous libérer du temps et maximiser votre rentabilité. Depuis plus d’une décennie, nous avons su nous imposer comme référence dans ce domaine. Nos agents, professionnels et souriants, ont à cœur de fournir la meilleure expérience possible pour votre société et votre service client. Nous sommes spécialisés dans l’assistance, la prise de commande et de rendez-vous ainsi que le filtrage d’appels. Toutes nos solutions sont agiles, elles s'adaptent en fonction des besoins et de la volumétrie de vos appels entrants. 

Prenons un moment pour en parler ensemble au 04 50 60 46 06 ou contactez-nous en ligne si vous souhaitez faire une demande de devis.